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Come scegliere un software per il Modello 231: i 5 criteri che ogni professionista dovrebbe valutare
- Dall'archivio documentale alla gestione dell'intero ciclo di vita
- In sintesi: Come valutare un software per il Modello 231?
- Confronto: Gestione Separata/Archivio vs Software Compliance Integrato (BLuen)
- Il prezzo conta, ma non dovrebbe essere il primo criterio
- Conclusioni: Non esiste il software 231 perfetto per tutti
- A cura di: Avv. Alessia Mazzucchelli Consulente di direzione presso BIT Life Solutions Srl
Perché leggere questo articolo:
La scelta di un software per la compliance 231 determina la qualità del lavoro dello studio professionale e dell’Organismo di Vigilanza. Scopri i 5 criteri sostanziali per valutare una piattaforma digitale oltre il semplice prezzo, garantendo efficienza dalla mappatura dei rischi alla gestione post-consegna del Modello.
Quando un professionista cerca un software per il Modello 231, il confronto può sembrare semplice: quali funzionalità offre? Quanto costa? È facile da usare?
In realtà, scegliere una soluzione per la gestione della compliance 231 richiede qualche valutazione in più.
Un software può essere molto efficace nel gestire una determinata attività, ma risultare poco adatto se il professionista ha bisogno di seguire l’intero percorso: dall’analisi dei rischi alla redazione del Modello, dall’aggiornamento normativo alla collaborazione con l’azienda e l’Organismo di Vigilanza.
Il primo punto, quindi, non è chiedersi quale sia il miglior software 231 in assoluto, ma quale soluzione sia più adatta al proprio modo di lavorare.
Le soluzioni presenti sul mercato, infatti, non sono necessariamente sovrapponibili. Alcune possono essere maggiormente orientate alla gestione delle attività dell’OdV, altre alla documentazione, altre ancora alla consulenza o alla gestione dei rischi.
Prima di confrontare prezzi e numero di funzionalità, vale quindi la pena verificare alcuni criteri più sostanziali.
💡 In sintesi: Come valutare un software per il Modello 231?
Per scegliere la piattaforma 231 più adatta alle esigenze di uno studio professionale o di un’azienda occorre verificare che lo strumento:
- Guidi la redazione: Accompagni la costruzione di Parte Generale e Speciale senza limitarsi all’archiviazione di PDF già pronti.
- Integri il Risk Assessment: Colleghi l’analisi dei rischi e le matrici alla generazione automatica della documentazione.
- Garantisca l’aggiornamento: Mantenga il MOG aggiornato rispetto all’evoluzione normativa (es. reati-presupposto) e organizzativa, conservando lo storico delle revisioni.
- Sostenga la multi-tenancy e il lavoro di squadra: Permetta di gestire più clienti in ambienti separati e faciliti i flussi tra professionista, azienda e OdV.
- Copra il post-vendita: Gestisca i flussi informativi, i verbali OdV e le segnalazioni lungo tutto il ciclo di vita del Modello.
La tua gestione del Modello 231 è frammentata tra file Word e cartelle condivise?
Centralizza l’analisi dei rischi, la redazione e le attività dell’OdV in un unico ambiente professionale dedicato.
- 1. Il software deve supportare la redazione del Modello, non soltanto conservarlo
Il primo criterio è probabilmente il più importante.
Un conto è utilizzare una piattaforma come archivio nel quale caricare un Modello 231 già redatto. Un altro è avere uno strumento che accompagni concretamente il professionista nella sua costruzione.
La differenza non è soltanto tecnologica. Cambia il modo stesso di lavorare.
La redazione di un Modello Organizzativo richiede infatti l’analisi dell’azienda, la mappatura delle attività sensibili, la valutazione dei rischi, l’individuazione dei presidi e la successiva elaborazione della documentazione. Un software realmente pensato per la gestione del MOG dovrebbe mettere in relazione queste diverse fasi, evitando che rimangano attività separate gestite attraverso strumenti differenti.
È quindi utile verificare se la piattaforma:
- guida il professionista nella redazione;
- consente di costruire Parte Generale e Parte Speciale;
- utilizza le informazioni raccolte durante l’analisi per alimentare la documentazione;
- consente di personalizzare il risultato finale;
- conserva lo storico del lavoro svolto.
Il vantaggio non consiste semplicemente nel “fare prima”. Un processo strutturato riduce le attività ripetitive e il rischio di incoerenze tra le diverse componenti del Modello.
È una distinzione importante anche per il professionista: un software 231 non dovrebbe essere un formulario digitale né un semplice archivio documentale.
- 2. Il Risk Assessment deve essere parte del processo, non un modulo isolato
Il Risk Assessment è uno degli elementi centrali nella costruzione del Modello 231. Per questo, nel valutare un software, non basta sapere se “gestisce il rischio”.
La domanda da porsi è un’altra: come lo gestisce?
Un sistema efficace dovrebbe consentire di collegare l’analisi alla concreta organizzazione dell’azienda, individuando le attività sensibili, i rischi rilevanti e i relativi presidi di controllo.
È altrettanto importante che il risultato dell’analisi sia leggibile. Tabelle e dati possono essere indispensabili per lavorare, ma una rappresentazione chiara permette al professionista di avere una visione immediata delle aree maggiormente esposte e di utilizzare più facilmente gli esiti del Risk Assessment nelle fasi successive.
Per questo possono essere utili strumenti come matrici di rischio, rappresentazioni grafiche e dashboard interattive.
Nel caso di BLuen, il Risk Assessment è integrato nella piattaforma e può essere rappresentato anche graficamente, consentendo al professionista di lavorare sui rischi e di visualizzarne i risultati all’interno dello stesso ambiente. La piattaforma prevede inoltre la generazione della documentazione a partire dai dati inseriti nel processo di analisi.
Il criterio, quindi, non dovrebbe essere “ha un modulo Risk Assessment?”, ma “quel modulo mi aiuta davvero a costruire e mantenere il Modello?”.
- 3. Il software deve aiutare a mantenere il Modello aggiornato nel tempo
Un Modello 231 non è un documento che si redige una volta e poi si archivia.
Il quadro normativo continua a evolversi e il perimetro dei reati-presupposto può essere modificato nel tempo. Anche il testo vigente del D.Lgs. 231/2001 continua infatti a essere oggetto di aggiornamenti; tra le modifiche intervenute negli ultimi anni rientra, ad esempio, la revisione della disciplina collegata ai reati di contrabbando.
Ma l’aggiornamento non riguarda soltanto la normativa.
Può essere necessario intervenire sul Modello anche quando cambia l’organizzazione aziendale, vengono introdotti nuovi processi, cambiano le responsabilità interne o le attività di vigilanza fanno emergere nuove criticità.
Per questo, prima di scegliere un software, sarebbe opportuno verificare almeno tre aspetti:
- Come viene gestito l’aggiornamento normativo?
Il software deve essere effettivamente mantenuto aggiornato o lascia all’utente il compito di verificare autonomamente le novità?
- È possibile mantenere uno storico delle modifiche?
Sapere che un documento è stato modificato non è sufficiente: può essere importante poter ricostruire versioni e revisioni.
- L’aggiornamento è collegato al resto del Modello?
Un sistema davvero utile dovrebbe consentire di comprendere quali parti del lavoro possono essere interessate da una modifica normativa o organizzativa.
BLuen, ad esempio, prevede l’aggiornamento normativo della piattaforma e la gestione dello storico del lavoro svolto, mantenendo documenti e informazioni all’interno dello stesso ambiente.
- 4. Deve facilitare la collaborazione tra professionista, azienda e OdV
Questo è un criterio particolarmente importante per chi svolge attività di consulenza.
La redazione di un Modello 231, infatti, non avviene normalmente “a tavolino”. Il professionista deve raccogliere informazioni dall’azienda, confrontarsi con le diverse funzioni, verificare documenti e processi, recepire osservazioni e, successivamente, interagire con gli organi coinvolti nella gestione e nella vigilanza.
Quando questo lavoro viene gestito attraverso e-mail, file Word, fogli Excel e cartelle condivise, il rischio è creare una lunga successione di versioni e documenti difficili da coordinare.
Un software può avere un valore significativo proprio quando permette di lavorare in un ambiente condiviso, nel quale informazioni, documentazione e attività rimangono collegate.
Per uno studio professionale c’è poi un’altra domanda concreta da porsi: è possibile gestire più clienti attraverso lo stesso strumento?
È una caratteristica tutt’altro che secondaria. Un professionista che segue dieci, venti o più Modelli ha esigenze diverse da quelle di un’azienda che gestisce internamente il proprio sistema di compliance.
La possibilità di separare gli ambienti dei diversi clienti, mantenendo ordine e controllo, può quindi incidere concretamente sulla qualità del lavoro quotidiano.
BLuen è progettato proprio per il lavoro professionale e consente di gestire ambienti differenti per i diversi clienti, mettendo in relazione il professionista con l’azienda e con le attività connesse al Modello.
- 5. Il software deve accompagnare il Modello anche dopo la sua redazione
Un quinto criterio riguarda forse l’aspetto più spesso trascurato: che cosa succede dopo aver consegnato il Modello?
La vera utilità di una piattaforma 231 si misura anche nella fase successiva alla redazione.
È in quel momento che entrano in gioco l’aggiornamento, la gestione delle informazioni, le attività dell’OdV, i flussi, la documentazione e la necessità di mantenere una visione ordinata di quanto accaduto nel tempo.
Per questo è utile verificare se il software consente di gestire, oltre alla redazione:
- le attività dell’Organismo di Vigilanza;
- i flussi informativi;
- la documentazione prodotta nel tempo;
- i report;
- le revisioni;
- gli aggiornamenti del Modello.
L’obiettivo non dovrebbe essere avere “più funzioni”, ma evitare che il processo si interrompa una volta generato il documento.
In questo senso, una piattaforma che accompagna il Modello durante il suo intero ciclo di vita può avere un valore molto diverso rispetto a uno strumento utilizzato esclusivamente nella fase iniziale.
Confronto: Gestione Separata/Archivio vs Software Compliance Integrato (BLuen)
Dimensione Operativa | Gestione Separata / Archivio Documentale | Software Compliance Integrato (BLuen) |
Fase di Redazione | Modello redatto esternamente e caricato solo come file statico (PDF/Word) | Mappatura guidata dei ruoli e generazione automatica della documentazione |
Risk Assessment | Moduli di calcolo scollegati o fogli di calcolo isolati | Analisi dei rischi integrata con rappresentazione grafica e matrici dinamiche |
Aggiornamento Normativo | Verifica manuale a carico del consulente e caricamento manuale | Aggiornamento continuo della piattaforma e tracciamento storico revisioni |
Gestione Multi-Cliente | Gestione complessa tramite cartelle locali separate | Dashboard multi-tenant con ambienti indipendenti e riservati per ogni cliente |
Fase Post-Consegna | Il software smette di essere utile dopo la generazione del documento | Gestione attiva delle attività OdV, flussi informativi e verbali nel tempo |
- Il prezzo conta, ma non dovrebbe essere il primo criterio
Una volta definite le esigenze, arriva naturalmente anche il tema del costo.
Confrontare i prezzi è corretto, ma il costo di un software 231 non dovrebbe essere valutato isolatamente.
Una piattaforma apparentemente meno costosa può richiedere più attività manuali, l’utilizzo di altri strumenti o una gestione separata di alcune fasi del processo. Al contrario, una soluzione più completa può avere un costo maggiore, ma ridurre il tempo dedicato ad attività ripetitive e rendere più efficiente la gestione di ogni singolo cliente.
Per un professionista, quindi, la domanda utile non è soltanto:
“Quanto costa il software?”
ma anche:
“Quanto del mio lavoro mi permette di organizzare, automatizzare e rendere più controllabile?”
È questo il parametro che consente di valutare il reale ritorno di una soluzione digitale.
- Conclusioi: Non esiste il software 231 perfetto per tutti
Alla fine del confronto, probabilmente non esiste una classifica assoluta del “miglior software 231”.
Esiste invece la soluzione più coerente con il tipo di attività che si deve svolgere.
Un professionista che redige numerosi Modelli avrà esigenze diverse da quelle di un’azienda che gestisce internamente la compliance. Un Organismo di Vigilanza potrà privilegiare determinati strumenti, mentre uno studio legale potrebbe avere bisogno soprattutto di velocizzare e strutturare la fase di analisi e redazione.
Per questo, prima di scegliere, è utile verificare cinque aspetti:
- il software aiuta realmente a costruire il Modello?
- integra il Risk Assessment nel processo?
- consente di mantenere il MOG aggiornato e tracciabile?
- facilita il lavoro condiviso tra professionista, azienda e OdV?
- continua a essere utile anche dopo la redazione?
Sono domande semplici, ma permettono di superare il confronto basato esclusivamente sul numero di funzionalità o sul prezzo.
È proprio da questa esigenza che nasce BLuen: una piattaforma sviluppata a partire dall’esperienza concreta nella redazione dei Modelli 231, con l’obiettivo di supportare il professionista non in una sola fase, ma lungo l’intero percorso di costruzione e gestione del MOG.
Prima di scegliere un software, vale quindi la pena non limitarsi a chiedere una demo delle funzionalità. La domanda più importante è probabilmente un’altra: questo strumento si adatta davvero al mio modo di lavorare e mi permette di dedicare più tempo alla consulenza e meno alla gestione manuale del processo?
È da qui che dovrebbe partire un confronto serio.
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