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MOG 231: dalla gestione dei documenti alla digitalizzazione dei processi
- Il MOG non finisce con la sua approvazione
- Una procedura non è soltanto un file
- La firma digitale: non solo una firma più veloce
- Firma digitale non significa automaticamente compliance 231
- Anche organizzare i documenti fa parte della digitalizzazione
- Perché tutto questo interessa anche all'OdV?
- Dalla digitalizzazione del documento alla digitalizzazione del MOG
- Un MOG più ordinato è più facile da gestire nel tempo
- A cura di: Avv. Alessia Mazzucchelli Consulente di direzione presso BIT Life Solutions Srl
Quando si parla di digitalizzazione del Modello 231, il primo pensiero va spesso alla possibilità di avere il MOG e la relativa documentazione in formato digitale, invece che in file, cartelle e documenti sparsi.
Ma questo è solo il primo livello.
Il vero passaggio avviene quando non si digitalizzano soltanto i documenti, ma anche alcuni dei processi attraverso cui il Modello viene concretamente applicato, aggiornato e gestito nel tempo.
È una differenza importante. Perché un MOG 231 non è un documento statico: vive nell’organizzazione, viene modificato, condiviso, approvato, sottoscritto e consultato da persone diverse. E, soprattutto, deve poter essere ricostruito e gestito nel tempo.
In questo contesto, strumenti come la firma digitale e una corretta organizzazione della documentazione possono avere un ruolo più ampio di quanto potrebbe sembrare.
💡 Il MOG non finisce con la sua approvazione
L’adozione del Modello da parte dell’organo dirigente è un passaggio fondamentale, ma non conclude il lavoro.
Nel tempo cambiano l’organizzazione aziendale, i processi, le responsabilità e i rischi. Cambia la normativa e possono cambiare anche le modalità con cui l’azienda decide di presidiare determinati rischi.
Di conseguenza, anche la documentazione che supporta il Modello può essere aggiornata, modificata o sostituita:
- Una procedura viene rivista.
- Un protocollo viene aggiornato.
- Un nuovo documento viene introdotto.
- Una precedente versione viene superata.
A quel punto non è sufficiente sapere che il documento esiste. Può diventare importante sapere quale versione era in vigore, quando è stata approvata, chi l’ha approvata e come si è arrivati a quella versione.
È qui che la gestione della documentazione diventa parte integrante della gestione del MOG.
- Una procedura non è soltanto un file
Pensare alla documentazione del Modello come a una semplice raccolta di file rischia di far perdere di vista un aspetto importante: ogni documento ha un proprio ciclo di vita.
C’è una fase di predisposizione, eventualmente una fase di revisione, un’approvazione, una comunicazione e, nel tempo, possibili aggiornamenti o sostituzioni.
Quando questi passaggi vengono gestiti attraverso e-mail, cartelle condivise, file salvati in luoghi diversi e documenti con nomi differenti, ricostruire la storia di una procedura può diventare poco agevole.
Immaginiamo, per esempio, una procedura relativa a un’attività sensibile che viene modificata più volte. Dopo alcuni mesi può essere necessario capire quale fosse la versione effettivamente approvata in un determinato momento, chi l’avesse sottoscritta e quale documento fosse stato poi sostituito.
La questione, quindi, non è soltanto dove è il documento, ma come si può ricostruire il percorso che ha seguito.
- La firma digitale: non solo una firma più veloce
È in questo passaggio che la firma digitale può diventare interessante.
Il suo valore, nel contesto del MOG, non consiste semplicemente nel sostituire la firma autografa.
Un documento può infatti essere sottoscritto manualmente e successivamente acquisito in PDF. La questione non è quindi rendere possibile la sottoscrizione del documento: quella può già avvenire in altri modi.
Il vantaggio della firma digitale è soprattutto rendere più semplice e veloce il processo di sottoscrizione, evitando alcuni passaggi manuali e consentendo di gestire il documento direttamente all’interno del processo digitale.
Questo diventa particolarmente evidente quando un documento deve essere sottoscritto da più persone.
Pensiamo, per esempio, a un verbale di un Organismo di Vigilanza (OdV) collegiale. Il documento viene predisposto e deve essere sottoscritto dai diversi componenti.
Con un processo tradizionale, il documento può essere inviato, restituito, nuovamente inoltrato agli altri componenti, verificato e infine raccolto e archiviato nella sua versione completa.
Quando la firma è integrata nel processo digitale, il passaggio può essere molto più fluido: il documento viene messo a disposizione dei diversi firmatari, ciascuno può procedere alla propria sottoscrizione e il processo può essere gestito all’interno dello stesso ambiente.
Non è una differenza soltanto tecnologica. Quando i soggetti coinvolti sono numerosi o i documenti da gestire sono molti, può diventare una differenza organizzativa concreta.
- Firma digitale non significa automaticamente compliance 231
C’è però un punto che è importante non perdere di vista.
La firma digitale non rende automaticamente conforme alla 231 un documento, una procedura o un Modello.
Una procedura firmata può essere comunque inadeguata. Un documento correttamente sottoscritto non dimostra, da solo, che il relativo presidio sia stato effettivamente applicato. E la firma non sostituisce l’attività di controllo e vigilanza.
La digitalizzazione, quindi, non deve essere confusa con la compliance.
La firma digitale è uno strumento che può contribuire a rendere più efficiente e ordinato un determinato processo. Il valore del Modello continua a dipendere dai suoi contenuti, dalla sua concreta applicazione, dai controlli e dalla capacità dell’organizzazione di mantenerlo aggiornato.
In altre parole: non è la firma digitale a rendere efficace il MOG. È il modo in cui gli strumenti digitali vengono inseriti nei processi dell’organizzazione che può contribuire a gestirlo meglio.
- Anche organizzare i documenti fa parte della digitalizzazione
C’è poi un altro aspetto meno evidente, ma importante: non basta poter firmare digitalmente un documento se poi quel documento è difficile da trovare.
In un MOG possono convivere procedure, protocolli, verbali, documenti dell’OdV, comunicazioni e altri materiali collegati a società, processi e attività differenti.
Per questo, anche la classificazione e l’organizzazione dei documenti possono contribuire a rendere più fluida la gestione del Modello.
L’utilizzo di tag e criteri di classificazione consente, ad esempio, di associare più facilmente un documento al contesto cui appartiene e di facilitarne la ricerca e il recupero successivo.
Anche in questo caso è importante non attribuire ai tag un valore che non hanno: un documento correttamente classificato non dimostra che un’attività sia stata svolta o che un controllo sia stato efficace.
Il vantaggio è un altro: ridurre la dispersione delle informazioni e rendere più semplice ricostruire il patrimonio documentale del Modello.
- Perché tutto questo interessa anche all'OdV?
Il tema diventa particolarmente concreto quando si guarda all’attività dell’Organismo di Vigilanza.
L’OdV deve poter lavorare su informazioni e documentazione che consentano di comprendere come il sistema organizzativo viene gestito e aggiornato nel tempo.
Disporre di documenti ordinati, facilmente reperibili e collegati al relativo contesto può facilitare, ad esempio, la ricostruzione delle versioni delle procedure, degli aggiornamenti intervenuti e dei documenti formalizzati.
Lo stesso vale per la documentazione prodotta dall’OdV.
Un verbale di un organismo collegiale può richiedere più firme. Una relazione può essere condivisa e successivamente formalizzata. Un documento può dover essere recuperato a distanza di tempo.
Avere questi passaggi all’interno di un ambiente organizzato può ridurre il lavoro necessario per ricostruire la documentazione e, soprattutto, può evitare che informazioni importanti rimangano disperse tra caselle e-mail, cartelle personali e diversi sistemi di archiviazione.
La tecnologia non sostituisce quindi l’OdV e non ne svolge le funzioni. Può però supportare il modo in cui l’OdV gestisce e consulta le evidenze documentali del proprio lavoro.
- Dalla digitalizzazione del documento alla digitalizzazione del MOG
È forse questa la distinzione più importante.
Digitalizzare il MOG non significa semplicemente trasformare i documenti cartacei in PDF o conservarli in una piattaforma.
Significa progressivamente digitalizzare anche i processi che stanno intorno a quei documenti:
predisporre → condividere → modificare → approvare → firmare → classificare → archiviare → recuperare
Quando questi passaggi rimangono separati, il digitale rischia di essere soltanto una nuova modalità di archiviazione.
Quando invece sono collegati, si può iniziare a parlare di una vera digitalizzazione della gestione e dell’applicazione del Modello.
È una differenza che può diventare rilevante nelle organizzazioni più strutturate, dove il numero di società, documenti, procedure e soggetti coinvolti rende sempre più complesso gestire il MOG attraverso strumenti non integrati.
- Un MOG più ordinato è più facile da gestire nel tempo
La questione, quindi, non è scegliere tra carta e digitale, né pensare alla firma digitale come a una soluzione alla compliance 231.
Il punto è capire quali attività della gestione del Modello possono essere rese più semplici, ordinate e tracciabili attraverso la tecnologia.
La firma digitale può velocizzare i processi di sottoscrizione, soprattutto quando sono coinvolti più soggetti. La classificazione dei documenti può facilitarne l’organizzazione e il recupero. Un ambiente integrato può ridurre la frammentazione tra le diverse fasi del lavoro.
È in questa logica che BLuen integra questi strumenti nella gestione del Modello 231: non come funzioni isolate, ma all’interno di un ambiente pensato per accompagnare il MOG nelle diverse fasi della sua vita.
Perché digitalizzare un Modello 231 non significa semplicemente avere il MOG online.
Significa poter gestire in modo più ordinato anche ciò che accade intorno al MOG, prima, durante e dopo la sua applicazione.
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