In base al Decreto 231/2001, l’Organismo di Vigilanza 231, che è l’organo con il compito di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello Organizzativo 231, deve essere dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo. Conformemente con tale obbligo e le indicazioni contenute nelle Linee Guida di Confindustria, e al fine di eseguire pienamente le direttive del Decreto, l’OdV riporta direttamente all’Alta Direzione della Società le informazioni in suo possesso. Quest’ultimo non è collegato ai reparti operativi, il ché garantisce piena autonomia e indipendenza nello svolgimento dei propri compiti.
L’attività svolta dall’Organismo di Vigilanza non può essere impugnata da alcun altro organo sociale. I membri dell’OdV hanno la capacità, la conoscenza e la competenza professionale e devono possedere i requisiti di onorabilità indispensabili per lo svolgimento dei compiti loro assegnati.
Cos’è l’Organismo di Vigilanza 231 e qual è il suo ruolo
Secondo quanto previsto dagli artt. 6 e 7 del Decreto 231, l’Organismo di Vigilanza rimane in carica per il periodo indicato nell’atto di nomina, eventualmente rinnovabile. In linea generale, la sua funzione consiste nel:
- monitorare l’effettiva applicazione del Modello in relazione alle diverse tipologie di Reati;
- individuare e proporre al Consiglio di Amministrazione della Società aggiornamenti e modifiche al Modello, ai suoi allegati e/o al Procedure esistenti a causa di cambiamenti normativi o
- cambiamenti di esigenze e circostanze aziendali.
All’Organismo di Vigilanza sono attribuiti i seguenti poteri:
- ampio accesso ai vari documenti aziendali;
- avvalersi del supporto e della collaborazione delle diverse realtà aziendali strutture e organi societari;
- conferire specifici incarichi di consulenza e assistenza a professionisti, anche esterni alla Società.
Da chi è nominato l’OdV
L’OdV è nominato dal Consiglio di Amministrazione con deliberazione a maggioranza dei suoi componenti. La nomina dei componenti dell’OdV è definitiva quando la loro accettazione è stata annotata nell’atto verbale della delibera consiliare. Il Consiglio di Amministrazione valuta periodicamente l’adeguatezza organizzativa dell’OdV, struttura e poteri conferiti. Il compenso annuo per i componenti dell’OdV è determinato dal Consiglio di Amministrazione e resta invariato per tutta la durata del mandato.
Durata incarico dell’OdV
La durata dell’incarico coincide con quella del Direttivo. I membri dell’OdV possono dimettersi dalla carica e possono anche essere rieletti alla scadenza del mandato. Infine, l’articolo 6 4-bis, afferma: “Nelle società di capitali il collegio sindacale, il consiglio di sorveglianza e il comitato per il controllo della gestione possono svolgere le funzioni dell’organismo di vigilanza di cui al comma 1, lettera b)”.
L’importanza della relazione annuale per la valutazione dell’efficacia del modello 231
L’Organo di Vigilanza riporta direttamente all’Organo Amministrativo l’attuazione del Modello o eventuali criticità. L’Organo di Vigilanza risponde all’Organo Direttivo per la presentazione annuale del Modello che intende seguire nello svolgimento dei propri doveri. Si tratta dello stato di avanzamento del piano di azione, eventuali modifiche apportate e le relative motivazioni.
Le attività svolte e i risultati raggiunti, le criticità e le violazioni del Modello, unitamente a proposte di eventuali aggiornamenti richiesti, sono parte fondamentale della relazione annuale per la valutazione dell’efficacia del Modello 231. L’Organismo di Vigilanza comunica gli esiti dei propri rilievi ai responsabili in caso di accertamenti su eventuali carenze, comportamenti o azioni non in linea con il Modello.
Cosa deve contenere la relazione finale OdV 231?
Gli elementi essenziali della relazione annuale dell’Organismo di Vigilanza sono essenzialmente i seguenti:
- Titolo e indicazione dei destinatari della relazione
- Paragrafo introduttivo con: riferimento al periodo esaminato, precisando la società ed il periodo di riferimento
- Paragrafo riguardante la natura e l’ampiezza della verifica
- Descrizione del lavoro svolto dall’organismo di vigilanza
- Paragrafo: opinione positiva o descrizione di limitazioni, fatti che originano dissensi e quantificazione degli effetti
- Opinione contenente il giudizio professionale sul documento rischi
- Data della relazione
- Indirizzo dell’organismo di vigilanza
- Firma dei componenti l’organismo di vigilanza
Come scrivere la relazione annuale OdV 231?
La relazione annuale dell’organismo deve riassumere l’attività svolta dal Modello 231 ed esprimere un parere sull’efficacia delle procedure adottate dall’ente fino a quel momento. Il verbale viene emesso unitamente alla lettera di attestazione firmata dal legale rappresentante della società.
La responsabilità dei membri dell’Organismo di Vigilanza nella stesura della relazione annuale
L’OdV esercita le proprie responsabilità di verifica e controllo anche attraverso l’analisi di sistematici e periodici flussi informativi, trasmessi dalle funzioni che svolgono attività di controllo di primo livello relativamente alle attività svolte nelle Aree a Rischio.
L’Organismo di Vigilanza è tenuto alla massima riservatezza per quanto riguarda le notizie ed informazioni acquisite nell’esercizio delle sue funzioni, in particolare per quanto riguarda le segnalazioni ricevute in ordine a presunte violazioni del Modello e/o del Codice Etico. In ogni caso, qualsivoglia informazione in possesso dell’Organismo è trattata in conformità con la normativa vigente in materia di tutela della privacy, specificamente, in conformità con il Regolamento UE 679/2016.
La comunicazione della relazione annuale alle autorità competenti e ai soggetti interessati
Ogni anno, dunque, l’Organismo di Vigilanza predisporrà una relazione (o report) all’organo di amministrazione e controllo, sottoscritta da tutti i suoi componenti, su:
- Le attività svolte
- Eventuali criticità emerse, siano esse comportamentali o incidenti verificatisi
- Azioni correttive programmate e loro attuazione
Nella stessa relazione, sarà presente, inoltre, un programma di attività per l’anno successivo, che sarà presentato agli organi amministrativi e di controllo, i quali possono richiedere ulteriori verifiche su temi specifici. Dal 2001, Bluen è al fianco delle società che cercano di migliorarsi e restare al passo con i tempi attraverso la redazione del Modello 231. Per ulteriori informazioni, non esitare a contattare il nostro staff. Che aspetti? Contatta Bluen!
